11 советов по организации успешного мероприятия


11 советов по организации успешного мероприятия


Team For Dream СПб фотоПодготовка любого важного для компании мероприятия, будь то конференция, презентация, корпоратив, выставка или другое событие, способны стать настоящей головной болью для его организаторов, поскольку нужно учесть различные нюансы и выполнить огромное количество задач. Именно успешная подготовка, планирование и воплощение являются основой для эффективной реализации целей, ради которых проводится событие.


В помощь компаниям мы составили советы по организации успешного мероприятия, представленные 11-ю ключевыми аспектами, на которых необходимо сконцентрировать максимум внимания.


Цели и формат


Желая организовать событие, многие руководители забывают о правильной постановке целей и в результате могут выбрать неправильный формат проведения, который не принесет желаемого результата. Основная цель должна быть сформулирована предельно точно: привлечение партнеров, донесение преимуществ товара, психологическая разгрузка и сплочение коллектива или другие задачи. В соответствии с главной целью определяется формат, основная концепция, продолжительность и прочие особенности мероприятия. При этом сегодня лучше отойти от стандартных и надоевших форматов, отдав предпочтение тимбилдингу, выездным событиям и другим оригинальным решениям.


Эффективное планирование


Приступать к организации мероприятия наобум — это практически гарантия провала, поскольку для качественной подготовки нужен детальный и хорошо продуманный план, который включает различные аспекты, от продвижения до логистики. Составление плана осуществляется по следующему принципу:



  • Постановка главных задач.

  • Максимальная детализация каждой задачи в виде отдельных этапов для выполнения.


Планирование бюджета с закладкой резерва


Team For Dream мероприятия СПб фотоВсе запланированные задачи должны найти отображение в бюджете, но помимо них туда также необходимо включить резерв, который покроет затраты при возникновении непредвиденных ситуаций. Исключать резерв нельзя, поскольку обстоятельства могут внести коррективы даже в самый тщательно спланированный сценарий.


Распределение полномочий


Хороший организатор не пытается решить все вопросы самостоятельно, а умело распределяет задачи между членами коллектива. Удобнее всего для каждого отдельного человека выделять определенные зоны ответственности. При этом за каждым участником команды нужно закрепить зону ответственности как при подготовке к событию, так и во время его проведения. Для того чтобы работник помнил о своих задачах, нужно составить документ, где они будут отображены, а также разработать общий план для всей команды.


Тотальный контроль


Распределяя полномочия, нужно не забывать контролировать все этапы выполнения задач, особенно если у организатора еще нет проверенной команды и подрядчиков. Проверяя все до мелочей, менеджер имеет возможность вовремя вмешаться и исправить ситуацию, а не мириться с тем, что получилось по факту.


Извещение аудитории


Team For Dream тимбилдинг СПб фотоПравильное продвижение мероприятия является одним из наиболее важных аспектов, поскольку позволяет оповестить и привлечь необходимую аудиторию. В качестве информационных партнеров необходимо выбирать тех, кто имеет доступ к интересующей вас аудитории, поскольку именно таким образом вы сможете получить потенциальных клиентов.


Обязательно нужно составить общее ключевое обращение, которое лаконично и максимально точно передает основной замысел мероприятия. Такое сообщение транслируется по всем доступным информационным каналам.


Внимание к деталям и мелочам


Общая атмосфера мероприятия складывается именно из мелочей, поэтому необходимо досконально продумать все от оформления и музыкального сопровождения, до интересных развлечений, которыми можно занять участников во время перерывов.


Финальная проверка


Когда до мероприятия остались одни сутки нужно обязательно проверить готовность помещения, наличие печатных материалов, аппаратуры и прочего. Кроме того, нужно проверить помнят ли все сотрудники о своих задачах и зонах ответственности в ходе проведения события.


Позаботьтесь о сервисе


Донесите до всех членов команды необходимость в сохранении спокойного и доброжелательного настроя даже в том случае, если что-то идет не по плану. Участники непременно оценят внимательное отношение к себе и общую доброжелательную атмосферу.


Полная боеготовность


Team For Dream концерт СПб фотоНе нужно откладывать какие-либо вопросы на последний час до начала события. Позаботьтесь о том, чтобы все было готово хотя бы за несколько часов до прибытия участников, чтобы суметь вовремя отследить и исправить возможные недочеты.


Обратная связь


Оценить успешность мероприятия могут только сами участники, поэтому для объективной оценки проделанной работы получите обратную связь. Это можно сделать несколькими способами:



  • Составить оценочные анкеты, которые участники заполнят после проведения мероприятия.

  • Разослать онлайн-форму.


Дополнительно можно попросить участников оставить отзывы о событии в социальных сетях.


Это главные ключевые моменты, которые определяют успешность мероприятия. Материалы были составлены на основе информации, полученной на сайтах ведущих Event-агентств: «Team For Dream», Piter Event, Moscow Event и других компаний.



Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь. Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо зайти на сайт под своим именем.

комментариев

Свежие новости

03:31
Два «зверя» и четыре ноунейма. Стали известны соперники казахстанских боксеров за выход в финал ЧМ-2019
03:30
Круче Кубы, Узбекистана и России. Казахстан лидирует по количеству боксеров в полуфинале ЧМ-2019
03:30
«Бейбарыс» снова потерпел поражение от «Алтая-Торпедо» в матче чемпионата РК
02:02
Любовник Марии Мироновой оказался ровесником и копией ее сына
02:02
Россияне доверяют презервативам, а не таблеткам
02:01
Родители потребовали отменить обязательный ЕГЭ по иностранным языкам
02:01
Директор рассказала о выходе Заворотнюк из комы: "Врачи обнадежили"
02:01
Разин настаивает на информации об ухудшении состоянии Заворотнюк
02:00
Дело о лишении прав матери избитой ингушской девочки приостановлено
02:00
В Минздраве прокомментировали сообщения об угрозе скачка смертности от рака
03:31
XML error in File: https://dailynews.ru/rssfull.xml
02:00
Комментарий Лизы Песковой по делу Устинова пропал с «Эха Москвы»
02:00
Омбудсмен Москвы: Устинов не жалуется на условия в СИЗО
02:00
Экс-директору Российской федерации баскетбола грозит 3,5 года колонии
01:31
«Актобе» переиграл «Иртыш» в матче чемпионата РК
01:31
Главный конкурент капитана сборной Казахстана из Узбекистана отправил американца с ринга на носилках. Видео нокаута
01:30
Головкина страшат его потенциальным соперником после боя с Деревянченко
01:01
Следователи намерены арестовать полицейского, застрелившего коллегу
00:30
Создателя сервиса LinguaLeo, убившего свою сестру, отправят на лечение
23:30
В Киеве неизвестный с оружием угрожал взорвать центральный мост с линией метро (ФОТО, ВИДЕО)
23:00
Головкин или Ковалев? В США определили наиболее привлекательный бой «Канело»
03:31
XML error in File: https://dailyhype.ru/mediametrics.xml
23:00
Судьи вернули вылетевшего российского боксера из веса Кункабаева на «домашнем» чемпионате мира
23:00
На «Олд Траффорд». Видео с тренировки «Астаны» перед матчем с «Манчестер Юнайтед» в Лиге Европы
22:30
Заворотнюк приставили охрану: директор Началовой рассказала, откуда берутся фото папарацци
22:30
Виктор Бут впервые с 2012 года встретился с семьей
22:02
Пропавшего в Улан-Удэ бизнесмена спустя восемь месяцев нашли в монастыре
22:02
В Киеве неизвестный открыл стрельбу и угрожает взорвать мост
22:02
В Саратове арестовали подозреваемого в изнасиловании женщины-врача
22:02
Жертвами пожара в духовной школе в Либерии стали 26 учеников
22:01
В Москве подозреваемый во взятке полицейский при задержании убил коллегу
22:01
СК завел уголовное дело после нападения полицейского на коллег в Москве
22:01
В Москве адвоката арестовали за воспрепятствование правосудию
22:01
В Киеве задержан мужчина, который угрожал подорвать метромост
22:00
Застреливший коллегу полицейский подозревался во взятке в 2 тыс. рублей
22:00
Один человек погиб при взрыве в здании общежития Златоуста
21:30
Казахстанский защитник продолжает набирать очки в ВХЛ за китайский клуб
21:30
«ПСЖ» — «Реал Мадрид» и «Атлетико» — «Ювентус»: прямая трансляция матчей Лиги Чемпионов в Казахстане
21:30
Круче Нурмагомедова? Ковалеву озвучили весомое преимущество боя с «Канело»
20:31
Суд Москвы арестовал адвоката Хасавова за воспрепятствование правосудию
20:31
Заворотнюк вышла из комы и находится в сознании
20:31
Медкарты россиян все же решили объединить в единую базу
Больше новостей