11 советов по организации успешного мероприятия


11 советов по организации успешного мероприятия


Team For Dream СПб фотоПодготовка любого важного для компании мероприятия, будь то конференция, презентация, корпоратив, выставка или другое событие, способны стать настоящей головной болью для его организаторов, поскольку нужно учесть различные нюансы и выполнить огромное количество задач. Именно успешная подготовка, планирование и воплощение являются основой для эффективной реализации целей, ради которых проводится событие.


В помощь компаниям мы составили советы по организации успешного мероприятия, представленные 11-ю ключевыми аспектами, на которых необходимо сконцентрировать максимум внимания.


Цели и формат


Желая организовать событие, многие руководители забывают о правильной постановке целей и в результате могут выбрать неправильный формат проведения, который не принесет желаемого результата. Основная цель должна быть сформулирована предельно точно: привлечение партнеров, донесение преимуществ товара, психологическая разгрузка и сплочение коллектива или другие задачи. В соответствии с главной целью определяется формат, основная концепция, продолжительность и прочие особенности мероприятия. При этом сегодня лучше отойти от стандартных и надоевших форматов, отдав предпочтение тимбилдингу, выездным событиям и другим оригинальным решениям.


Эффективное планирование


Приступать к организации мероприятия наобум — это практически гарантия провала, поскольку для качественной подготовки нужен детальный и хорошо продуманный план, который включает различные аспекты, от продвижения до логистики. Составление плана осуществляется по следующему принципу:



  • Постановка главных задач.

  • Максимальная детализация каждой задачи в виде отдельных этапов для выполнения.


Планирование бюджета с закладкой резерва


Team For Dream мероприятия СПб фотоВсе запланированные задачи должны найти отображение в бюджете, но помимо них туда также необходимо включить резерв, который покроет затраты при возникновении непредвиденных ситуаций. Исключать резерв нельзя, поскольку обстоятельства могут внести коррективы даже в самый тщательно спланированный сценарий.


Распределение полномочий


Хороший организатор не пытается решить все вопросы самостоятельно, а умело распределяет задачи между членами коллектива. Удобнее всего для каждого отдельного человека выделять определенные зоны ответственности. При этом за каждым участником команды нужно закрепить зону ответственности как при подготовке к событию, так и во время его проведения. Для того чтобы работник помнил о своих задачах, нужно составить документ, где они будут отображены, а также разработать общий план для всей команды.


Тотальный контроль


Распределяя полномочия, нужно не забывать контролировать все этапы выполнения задач, особенно если у организатора еще нет проверенной команды и подрядчиков. Проверяя все до мелочей, менеджер имеет возможность вовремя вмешаться и исправить ситуацию, а не мириться с тем, что получилось по факту.


Извещение аудитории


Team For Dream тимбилдинг СПб фотоПравильное продвижение мероприятия является одним из наиболее важных аспектов, поскольку позволяет оповестить и привлечь необходимую аудиторию. В качестве информационных партнеров необходимо выбирать тех, кто имеет доступ к интересующей вас аудитории, поскольку именно таким образом вы сможете получить потенциальных клиентов.


Обязательно нужно составить общее ключевое обращение, которое лаконично и максимально точно передает основной замысел мероприятия. Такое сообщение транслируется по всем доступным информационным каналам.


Внимание к деталям и мелочам


Общая атмосфера мероприятия складывается именно из мелочей, поэтому необходимо досконально продумать все от оформления и музыкального сопровождения, до интересных развлечений, которыми можно занять участников во время перерывов.


Финальная проверка


Когда до мероприятия остались одни сутки нужно обязательно проверить готовность помещения, наличие печатных материалов, аппаратуры и прочего. Кроме того, нужно проверить помнят ли все сотрудники о своих задачах и зонах ответственности в ходе проведения события.


Позаботьтесь о сервисе


Донесите до всех членов команды необходимость в сохранении спокойного и доброжелательного настроя даже в том случае, если что-то идет не по плану. Участники непременно оценят внимательное отношение к себе и общую доброжелательную атмосферу.


Полная боеготовность


Team For Dream концерт СПб фотоНе нужно откладывать какие-либо вопросы на последний час до начала события. Позаботьтесь о том, чтобы все было готово хотя бы за несколько часов до прибытия участников, чтобы суметь вовремя отследить и исправить возможные недочеты.


Обратная связь


Оценить успешность мероприятия могут только сами участники, поэтому для объективной оценки проделанной работы получите обратную связь. Это можно сделать несколькими способами:



  • Составить оценочные анкеты, которые участники заполнят после проведения мероприятия.

  • Разослать онлайн-форму.


Дополнительно можно попросить участников оставить отзывы о событии в социальных сетях.


Это главные ключевые моменты, которые определяют успешность мероприятия. Материалы были составлены на основе информации, полученной на сайтах ведущих Event-агентств: «Team For Dream», Piter Event, Moscow Event и других компаний.



Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь. Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо зайти на сайт под своим именем.

комментариев

Свежие новости

11:53
Доктор назвал группу риска по заболеваемости рассеянным склерозом
11:11
Доктор Мясников призвал не надеяться на скорую вакцинацию от коронавируса
11:10
Врач рассказала, от чего будет зависеть вторая волна коронавируса
10:46
Медики рассказали о плюсах поэтапного снятия эпидемиологических ограничений в Москве
10:46
Дочь Алферовой показала детское фото с Абдуловым
10:46
В России за сутки выявлено 8952 случая заболевания коронавирусом
10:46
В Москве за сутки выявлено 2367 заболевших коронавирусом
10:03
Количество умерших от коронавируса в Швеции побило мировой рекорд
10:03
Опубликованы последние данные по коронавирусу на 30 мая
09:02
В Японии вводят систему отслеживания заболевших коронавирусом
12:00
XML error in File: https://dailynews.ru/rssfull.xml
08:45
В Роспотребнадзоре назвали условия открытия религиозных учреждений
08:16
Костюшкин объяснил признание о пережитом в детстве насилии: “Боюсь за детей̆”
08:16
В России может вырасти киберпреступность более чем в два раза
07:17
В Южной Корее за сутки выявили 39 случаев заражения коронавирусом
07:17
В Москве 30 мая потеплеет до +26 °C
07:16
В Минздраве рассказали, как вовремя распознать рак кожи
06:27
Трамп наложил вето на резолюцию конгресса об образовательных кредитах
06:26
Эксперт озвучил основную рекомендацию при лечении от коронавируса
06:26
В Саудовской Аравии откроют мечети, закрытые из-за пандемии
05:47
В Китае уверены, что рынок в Ухане не был источником COVID-19
12:00
XML error in File: https://dailyhype.ru/mediametrics.xml
04:48
В Северной Осетии продлили режим самоизоляции до 14 июня
04:47
Валерия рассказала о «дебильной аудитории»
04:08
Врач назвал пять упражнений для укрепления дыхательной системы
03:47
Штрафы за отказ от обязательной вакцинации внесли в проект нового КоАП
02:56
Комаровский рассказал о глобальном медицинском «разводе»
02:17
В работе Twitter наблюдается сбой
02:16
Предсказана новая пандемия хуже ядерной войны
01:41
Голикова рассказала о разделении групп умерших с коронавирусом на группы
01:41
Трамп: в США сокращается число случаев заражения и смертей из-за COVID-19
01:15
В мире число случаев заражения COVID-19 превысило 5,7 миллиона
00:44
Воробьев оценил срок действия масочного режима
22:31
Видео готовки крохотных блюд поразили кулинаров
21:55
Роспотребнадзор разрешил молиться по одному на четыре метра
21:55
Китайцы сенсационно сознались про источник коронавируса
21:26
Идея закона об обязательной прививке против COVID-19 взорвала сети
21:25
Использованные перчатки и маски предложили считать неопасными отходами
20:48
Жена Эмина Агаларова выложила грустный пост после вестей о разводе
20:48
В Москве побит двойной рекорд по осадкам: выпала месячная норма
20:48
Понаровская рассказала, как переживает эпидемию коронавируса: пьём винишко с Фрейндлих
20:47
Baza: оперативник из дела Голунова дал показания на коллег
Больше новостей